Integritetsskyddspolicy för personuppgifter

Integritet och dataskydd är viktigt för oss på Kojapo Hyr AB 556562-6404 och Kojapo AB 556171-9575. Denna policy anger på för vilka ändamål och med stöd av vilka rättsliga grunder respektive bolaget behandlar dina personuppgifter när du har kontakt med någon av dessa bolag. Policyn anger även vilka rättigheter du har som registrerad. Nedan kommer Kojapo Hyr AB och Kojapo AB att benämnas ”Kojapo”. Vi vill uppmärksamma dig på att har du kontakt med ett av bolagen kommer dina personuppgifter endast att behandlas inom detta bolag. Vi sprider inte personuppgifter mellan verksamheterna, däremot har vi samma regler för vår personuppgiftsbehandling i de båda verksamheterna, därav en integrerad policy.

🇬🇧Like to read our english version? Click here

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina eller andras personuppgifter till oss och syftet med denna policy är att förklara hur vi samlar in och använder era personuppgifter.

Vi är måna om att skydda din personliga integritet och behandlar personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler. Policyn är upprättad i förenlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (nedan Dataskyddsförordningen), och tillämplig nationell lagstiftning.

Denna integritetsskyddspolicy gäller för alla som på något sätt nyttjar Kojapos tjänster eller produkter och/eller på annat sätt har kontakt med oss. I denna policy redogör Kojapo för sin personuppgiftsbehandling och för vilka rättigheter du har enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

 

DEFINITIONER 

Behandling: Varje åtgärd eller kombination av åtgärder som vidtas med en personuppgift, oavsett om åtgärder sker manuellt eller automatiserat. En behandling kan vara insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning, genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. 

Personuppgift:  Information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person. Exempel på sådana uppgifter är personnummer, personliga e-postadresser, telefonnummer och dylikt, men även krypterade uppgifter kan utgöra personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Alla uppgifter som kan identifiera en fysisk persons fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella och/eller sociala identitet är personuppgifter. 

Personuppgiftsansvarig: En fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. I denna policy är den personuppgiftsansvariga Kojapo AB. 

Registrerad: Den fysiska person som träffas av denna policy då vi behandlar personuppgifter om denna fysiska person i vår verksamhet. 

 

VEM ANSVARAR FÖR DINA PERSONUPPGIFTER?

Personuppgiftsansvariga är vi på Kojapo. Behandling av personuppgifterna kan ske av oss eller av någon av våra samarbetspartners. Våra samarbetspartners är antingen våra personuppgiftsbiträden eller självständigt personuppgiftsansvariga. När våra personuppgiftsbiträden behandlar dina personuppgifter sker deras behandling i enlighet med de ändamål och medel som angivits i denna policy. 

I de fall vi undantagsvis är tvungna att lämna dina personuppgifter till en tredje part som inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Kojapos instruktioner, är den tredje parten självständigt personuppgiftsansvarig för behandlingen. Det gäller t.ex. vid utlämnande av dina personuppgifter till samarbetspartners som inte är våra personuppgiftsbiträden eller till myndigheter. 

 

ÄNDAMÅL MED BEHANDLINGEN

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera offerter, förfrågningar, order, leveranser och säljstatistik. 

Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna hantera fakturor, sköta våra betalningar, ta betalt samt i marknadsföringssyfte för att tillhandahålla nyhetsbrev, för genomförande av deltagande i mässor och utbildningar. 

Vi sparar personuppgifter om våra kunder och leverantörer för att kunna behålla goda relationer och underlätta i våra kontakter med er. Vi sparar även personuppgifter för att kunna uppfylla våra bokföringsrättsliga skyldigheter och leva upp till andra tvingande lagkrav. 

 

NÄR SAMLAR VI IN DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi behandlar personuppgifter som du själv eller ditt ombud lämnar till oss när du eller ditt ombud för din vägnar exempelvis kontaktar oss via använder våra tjänster, gör en beställning eller vi beställer från er, deltar i våra evenemang, kontaktar oss eller använder våra digitala kanaler. 

Vi behandlar även personuppgifter som erhålls från någon annan än den personuppgifterna gäller. Det kan vara när en kund har information om en samarbetspart, underentreprenör eller annan som är engagerad i vårt uppdrag med kunden och som vi behöver komma i kontakt med för att kunna fullgöra vårt avtal med kund. Det kan också vara när en anställd hos Kojapo lämnar namn och kontaktuppgifter till oss avseende en nära anhörig. Detta för att vi i egenskap av arbetsgivare ska ha någon att kontakta i det fall en anställd inte dyker upp till jobbet eller en olycka inträffar.  

Vi samlar in och lagrar följande information:

Identitetsuppgifter: Företagsnamn, För- och efternamn på företagets kontaktperson, titel, organisationsnummer. 

Kontaktuppgifter: Företagsadress, leveransadress, telefonnummer, e-postadress och webbadress. 

Faktureringsuppgifter: Faktureringsadress, momsregistreringsnummer och leveransadress. 

Lokaliseringsuppgifter: IP-adress. 

 

LAGLIGA GRUNDER FÖR BEHANDLINGEN 

  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra åtaganden enligt avtal med kund eller leverantör.
  • Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser vi är bundna av, såsom vår bokföringsskyldighet
  • Behandlingen är nödvändig för lagliga ändamål som rör våra eller tredje parts berättigade intressen och sådan behandling inte är att anse som skadlig.
  • Du har lämnat ditt samtycke till sådan behandling.

 

HUR LÄNGE SPARAR VI ERA PERSONUPPGIFTER

Personuppgifterna sparas så länge som krävs för att uppfylla vårt avtal med kund, uppfylla våra skyldigheter enligt bokföringslagen och annan tvingande lagstiftning, säkra att vi har nödvändig information efter avslutat uppdrag ifall kund skulle kräva åtgärder för fel i tjänsten. Identitetsuppgifter och Kontaktuppgifter sparas under garantitiden i fem (5) år och upp till ansvarstiden på tio (10) år. 

Personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Personuppgifter som samlats in för marknadsföringsändamål raderas senast två (2) år efter insamlandet om inte kunden efter förfrågan har lämnat sitt samtycke till en fortsatt behandling. 

 

MOTTAGARE AV PERSONUPPGIFTER

Kojapo lämnar endast ut uppgifter till tredje part d.v.s. någon utanför Kojapos organisation som är en självständig juridisk person och agerar som en självständig juridisk person, när så krävs för att kunna tillhandahålla våra tjänster eller för att fullgöra våra åtaganden mot exempelvis myndigheter i offentlig sektor. Tredje part är t.ex. någon av våra anlitade underentreprenörer. 

Härutöver kan dina personuppgifter även komma att lämnas ut till Kojapos leverantörer av IT-tjänster. Det innebär att dina personuppgifter kan komma att skickas utanför EU/EES-området. Vår tjänsteleverantör HubSpot Inc kan i vissa fall lagra dina personuppgifter på servers i USA. Vi har säkrat att dina personuppgifter i detta fall hanteras på ett säkert sätt genom ett personuppgiftsbiträdesavtal med HubSpot Inc, där det framgår att vi vidtagit adekvata säkerhetsåtgärder. För det fall att vi använder oss av andra tjänsteleverantörer som överför dina personuppgifter till länder utanför EU och EES kommer vi att vidta åtgärder för att skydda dina personuppgifter i enlighet med tillämpliga lagkrav, exempelvis genom att kräva garantier om att leverantören skyddar uppgifterna i enlighet med gällande dataskyddsregler. Om du vill veta mer om vilka skyddsåtgärder vi vidtagit kan du kontakta oss. 

Personuppgifter kan också komma att lämnas ut i det fall det följer av lag, förordning eller av domstols- eller myndighetsbeslut.

 

VILKA ÄR DINA RÄTTIGHETER

Begäran om registerutdrag
Du har rätt att när som helst begära information om de personuppgifter vi har om dig (ett registerutdrag). Begär du detta mer än en gång per kalenderår tar vi en administrativ avgift för att lämna ut uppgifterna.

Begäran om registerutdrag hanteras av Kojapo. Vi besvarar dina önskemål utan onödigt dröjsmål och inom en (1) månad. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer en motivering att lämnas och vi kommer också att informera dig om hur lång tid vi behöver för att besvara din begäran.

Ditt registerutdrag kommer vi skicka till din folkbokföringsadress eller till den e-postadress du lämnat i samband med behandlingens start.

Begäran om rättelse, ändring och raderingOm dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade, ändrade eller raderade.

Återkalla ett samtycke
Om vi behandlar dina personuppgifter på den lagliga grunden samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke avseende framtida behandling.

Motsätta dig behandling
Du har rätt att motsätta dig behandling som vi utför på den lagliga grunden intresseavvägning d.v.s. där vi har angett att vi har ett berättigat intresse för behandlingen

Dataportabilitet
Om du vill flytta de personuppgifter som du själv har delat med oss till någon annan så har du även rätt att få en kopia av de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat, maskinläsbart format.

Begränsa behandling
Du kan även ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas när så är möjligt. Om du begär sådan begränsning av behandlingen kan det dock leda till att vi inte kan uppfylla våra åtaganden mot dig under tiden som begränsningen pågår. 

Rätt att lämna klagomål
Om du är missnöjd över sättet vi behandlar dina personuppgifter på ber vi dig att kontakta oss på info@kojapo.se.  

Du har också rätt att vända dig med eventuella klagomål till Datainspektionen.

 

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till kundkontaktuppgifter. Vi har SSL kryptering på hemsidan så att du som kund kan känna dig säker.

I vår organisation är det endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla vårt åtagande gentemot dig som kund som har tillgång till dem.

OM COOKIES


En cookie eller ”kaka” är en textfil som lagras i datorn (i webbläsaren), surfplattan eller mobiltelefonen hos den som besöker Kojapos webbsida. När besökarens webbläsare får kontakt med samma webbserver igen, skickar besökarens webbläsare tillbaka en kopia av kakan. På så sätt kan vår webbsida anpassas efter vad du tidigare har gjort på vår webbsida. 

Du kan själv göra inställningar i din webbläsare för att t.ex. justera om en förfrågan alltid ska komma när en kaka är på väg att lagras i datorn, vilket gör att du aktivt kan godkänna våra kakor eller neka dem. Vid besök på vår hemsida har du möjlighet att aktivt tacka ja till vår användning av kakor eller annars neka denna användning. 

I detta avsnitt kommer vi endast ta upp hur vår webbplats fungerar när det gäller kakor som innehåller personuppgifter. 

Vi använder oss av så kallade tredjepartskakor. Dessa tredjepartskakor lagras hos oss i upp till 24 månader.

Tredjepartskakor är datafiler som kommer från någon annan än den som är ansvarig för webbplatsen. Dessa kakor är relativt känsliga ur ett integritetsperspektiv eftersom de innehåller information som kan spåras till dig som fysisk person (d.v.s. personuppgifter). Vi anlitar en kommunikationsbyrå som skickar ut tredjepartskakor för att föra statistik och kartlägga dina surfvanor. På så sätt kan annonser matchas efter dina intressen. När du besöker andra webbplatser med samma annons som vår kommunikationsbyrå tillhandahåller skickas en kopia av tredjepartskakan från din webbläsare till webbservern i annonsen. Dina surfvanor kan då kartläggas på alla webbplatser som använder samma annons- eller statistiktjänst. Dessa tredjepartskakor ligger kvar i din webbläsare i 24 månader 

Väljer du att neka eller radera cookies från Kojapos webbplats så kan det påverka din upplevelse av webbplatsen och medföra att vissa funktioner inte fungerar som de ska.

 

KONTAKT

Frågor angående denna Integritetspolicy kan skickas till Kojapo via mejl info@kojapo.se eller post.

Begäran om utdrag eller ändring av personuppgifter ska ske via post. 

Är du registrerad hos Kojapo Hyr AB ska du kontakta: 

Kojapo Hyr AB

Smärgelvägen 17 142 50 Skogås 

Telefon: 08-4474340Mail: info@kojapo.se 

 

Är du registrerad hos Kojapo AB ska du kontakta: 

Kojapo AB

Smärgelvägen 17 142 50 Skogås 

Telefon: 08-4474340Mail: info@kojapo.se 

 



 

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev!

Håll dig uppdaterad om vad som händer i VA-branschen